Cosa fa KlokShift con i dati del tuo team

Chi tratta i dati

Titolare del trattamento è l'azienda che usa KlokShift per organizzare il lavoro. KlokShift ne è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta i dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni dell'azienda. KlokShift è un servizio di Mattia Caprioli, ditta individuale, Sant'Antonio snc, fraz. Calcariola, 02015 Cittaducale (RI), Italia, P. IVA 01256680578, info@klokshift.com.

Quali dati

• Dati della persona nell'azienda: nome, email, telefono, foto del profilo, lingue, ruoli, sedi in cui lavora, tipo di rapporto e ore previste dal contratto, note di chi gestisce. Se la persona li inserisce nel proprio profilo, anche il giorno e il mese del compleanno (mai l'anno).
• Turni: date, orari, sede, ruolo, pause, conferme e richieste di cambio turno.
• Timbrature e ore: orari di entrata, uscita e pausa, come sono stati registrati (dall'app o inseriti da chi gestisce), correzioni con il loro autore, approvazioni e ore lavorate.
• Assenze: ferie, permessi e malattia, con date, orari ed esito della richiesta.
• Dati sulla salute: per la malattia, le date ed eventualmente il numero di protocollo del certificato. Se l'azienda li carica, i certificati presenti fra i documenti.
• Documenti: contratti, attestati, certificati e altri file caricati nella scheda della persona, con le loro scadenze.
• Messaggi: i messaggi della chat fra le persone dell'azienda e le richieste di lavoro collegate.
• Notifiche: gli avvisi inviati dal servizio e l'identificativo del telefono a cui arrivano.

KlokShift non raccoglie la posizione del telefono.

Perché

Per far funzionare il servizio che l'azienda usa: organizzare turni e sedi, registrare presenze, timbrature e ore, gestire le assenze, conservare i documenti con le loro scadenze, comunicare con il team e preparare gli export delle ore per il consulente del lavoro. KlokShift non calcola buste paga e non usa questi dati per fini propri.

Dove stanno e chi li riceve

Database e file stanno nell'Unione Europea (Francoforte). Alcuni fornitori ricevono una parte dei dati per conto di KlokShift: per esempio, per consegnare le notifiche sul telefono, titolo e testo della notifica (compresa l'anteprima dei messaggi della chat) passano da Expo, Apple e Google, anche fuori dall'Unione Europea. L'elenco completo, con le garanzie per i trasferimenti, è nella pagina dei sub-responsabili. Le misure di sicurezza sono nella pagina Sicurezza.

Come proteggiamo i dati sulla salute

• Le malattie le vedono solo i titolari dell'azienda e chi ha il permesso «Team» o «Ore». I colleghi vedono che una persona è assente, non il motivo.
• Le notifiche sul telefono non nominano la malattia.
• Una comunicazione di malattia non porta note libere: solo date ed eventuale protocollo del certificato.
• I documenti si aprono solo con il permesso «Documenti» su quella persona, oltre alla persona stessa.

Per quanto tempo

Finché l'azienda usa il servizio. Quando smette, i dati restano consultabili ed esportabili per 12 mesi, poi vengono cancellati entro 30 giorni, file compresi. L'azienda può chiedere la cancellazione anche prima.

Se una persona elimina il proprio account KlokShift, la sua scheda resta all'azienda con lo storico di turni, ore, assenze e documenti, scollegata dall'account. Restano anche i messaggi già inviati, con il nome sostituito da «Utente eliminato».

A chi rivolgersi

Per accedere ai propri dati, correggerli, chiederne la cancellazione o esercitare gli altri diritti previsti dal GDPR, la persona si rivolge all'azienda per cui lavora. Se una richiesta arriva a KlokShift, la giriamo all'azienda e la aiutiamo a rispondere. Per l'account personale (email, password, profilo) vale l'informativa di KlokShift.

Storico delle modifiche